نوشتن ایمیل انگلیسی تجاری با توجه به مخاطب ایمیل می‌توانند به شیوه‌های مختلفی به‌صورت رسمی، استاندارد و غیررسمی صورت گیرد در این مطلب نکات کلی نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی تجاری تشریح شده است.
مخاطبان ایمیل چه انتظاری در نوشتن ایمیل انگلیسی تجاری دارد:
نوشتن شبیه یک شخص زبان مادری
ساختار روشن شروع و پایان دارد
ساختار روشن شروع و پایان دارد
با لغات بیشتر و ساده بدون کلمات سخت انگلیسی
انسجام در نوشتن ایمیل تجاری وجود دارد
استفاده کمتر از جملات پیچیده
آیا این موضوعات برای شما آشنا است؟ آیا این همان چیزی نیست که شما می‌خواهید؟
نویسنده ایمیل انگلیسی تجاری باید قبل از نوشتن از خودش 5 سؤال اساسی از خودش بپرسد.
- سؤال 1- برای چه کسی داری می‌نویسی؟ داخلی یا خارجی؟ همکار، کارفرما، مشتری، تأمین کننده؟ ” همیشه خواننده خود راا در نظر داشته باشد “
- سؤال 2 -چرا شما می‌نویسی؟ تماس تلفنی بیش‌ازحد طولانی است. نیاز است مستند شود .
- سؤال 3- دقیقاً چه پیامی برای برقراری ارتباط دارید؟ چه نتایجی را دنبال می‌کنید؟ اطلاع، ترغیب، یادآوری، شکایت؟
- سؤال 4 – چه مدتی را می‌توانید برای نوشتن ایمیل انگلیسی تجاری صرف نمایید. دو دقیقه، 1 ساعت، نیمی از روز؟
- سؤال 5 – آیا شما اطلاعات مربوط یا دانش نوشتن دارید؟
زمانیکه به سؤالات فوق پاسخ داده‌اند، در مرحله بعدی برنامه‌ریزی اطلاعات را انجام دهید.
در اینجا برخی از تکنیک‌های برنامه‌ریزی قابل‌استفاده آمده است:
- ایجاد هدف
- طوفان فکری محتوا
- انتخاب یا رد
- آماده کردن یک طرح کلی با نکات اصلی
- تشریح جزییات
- طرح را نگه‌دارید
به یاد داشته باشد که نوشتن ایمیل انگلیسی نیاز به جریان دارد خواننده شما نیاز به پیروی از ساختار داخلی از سند خود و ارتباط بین ایده‌های خود دارد. بنابراین این مهم است که یک ساختار روشن در نوشتن داشته باشید.
ساختار نوشتن ایمیل انگلیسی : جملات و پاراگراف‌ها
1- جملات:
جملات خود را کوتاه بنویسید، جملات کوتاه، اشتباه کمتری در معنی دارد
استفاده از ترکیبی ساده، ترکیب و اختلاط جملات تنوع در نوشتن ایجاد می‌کند.
استفاده از ترتیب زمانی ( ابتدا، ثانیاً، سپس، درنهایت / سرانجام) و اتصال منطقی (به‌عنوان یک نتیجه، در مقابل،، علاوه بر) نوشته‌های شما را هموار می‌نماید.
استفاده از کلمات جایگزین: فروش خوبی در دستیابی به اهداف داشته‌اند، شرق آسیا آنها 4 میلیون دلار رسیده است و این نشان از افزایش 10 درصد در سال گذشته است.”
ساختار نوشتن ایمیل انگلیسی : جملات و پاراگراف‌ها
2- پاراگراف‌ها:
پاراگراف برای ایمیل و اسناد ضروری است هر پاراگراف نباید بیش از 2 تا 6 جمله باشد و جملات آن باید با یک جملهه اصلی شروع شود از هدلاین و بولت پوینت برای بهبود ظاهری ایمیل استفاده نمایید.
انتخاب سبک درست نوشتن ایمیل انگلیسی
رسمی، استاندارد یا غر رسمی؟
رسمی
کلمات بیشتر، غیرشخصی و غیرمستقیم، استفاده بیشتر از افعال مجهول، گرامر و نقطه‌گذاری مناسب انتظارر می‌رود.
استاندارد حرفه‌ای
عبارات مستقیم و کوتاه‌تر، لغات رسمی کمتر، شخصی و مستقیم در سبک، مهارت در زبان انتظار می‌رود.
غیررسمی
عبارات مکالمه ، کلمات روزمره ، ساختار کمتر، اشتباهات قابل قبول است
با بکارگیری کلمات مثبت مانند: فعالیت، موافقت کردن،مفید ،حل با یکدیگرو.. به شما در دستیابی به نتایجی که انتظار دارید کمک فراوانی می کند تا کلمات منفی نظیر : مشغول است ، مشکل، غیر ممکن، بی کفایت، احمق، اتلاف زمان
کمتر بیشتر است
از کلمات کوتاه که در آن امکان پذیر است استفاده نمایید به جای : حدود،تلاش،دراین نقطه از زمان،در حال حاضر،بهه این دلیل که سعی کنید این : در مورد، سعی کنید، در حال حاضر، به دلیل
لغات من محدود است
این مشکلی نیست
بکارگیری کلمات ساده انگلیسی بهترین است.
لغاتی را که خواننده شما می داند را بکار برید. از اصطلاحات مخصوص یک صنف اجتناب کنید، مگر ضروری وو مورد انتظار باشد.
ساده سازی و انطباق با فرهنگ لغت خود اگر اطلاعات خواننده خود اطلاع دارید
نوشتن پیش نویس ایمیل انگلیسی تجاری
شما باید توجه داشته باشید که گرامرو نقطه گذاری آخرین مرحله قبل از ویرایش نهایی و ارسال ایمیل می باشد.
جهت اطلاع و ثبت نام در دوره نوشتن ایمیل انگلیسی تجاری بر روی دوره نوشتن ایمیل انگلیسی تجاری کلیک کنید.
این مقاله توسط تیم زبان تجاری منتشر شده است.
انتشار مطلب با ذکر تیم زبان تجاری و آدرس سایت www.businesslanguage.irr بلامانع می باشد
